様々な業種の企業様で利用している複合機。しかし、その運用費用は少なからず経営負担となっているケースも少なくありません。特に中小企業の場合、そのコストは大きな割合を占めることもあるでしょう。そうした中で、複合機のコスト削減は、企業経営をより健全にする一助となります。
しかし、どのようにコスト削減の最大化を目指すのか、具体的な手段がわからない方もいらっしゃるかと思います。そこで今回は、複合機のコスト削減の最大化を目指すための5つの方法を徹底解説します。これらの方法をうまく利用すれば、企業の経営効率を高めることが期待できます。
また、これらの方法は複合機の選択から運用まで幅広くカバーしており、実際の業務に取り入れやすい形でご紹介します。この記事を、読んでいただければ複合機のコスト削減の最大化のお役に立てるかと思います。まずは複合機でどのような費用が発生するのか把握しておきましょう。
複合機で発生する費用の全体像を把握する
①複合機の本体料金
まず1つ目に抑えるべきコストは複合機本体に関わる費用となります。複合機の本体価格は製品の性能や機能、ブランドなどにより大きく異なります。基本的なコピーやスキャン、FAX機能を持つ低価格な機種から、高画質の印刷や大量出力に対応した高価格な機種まで、様々な選択肢があります。
また、購入方法として、新品や中古品を購入するか、またはリースするか、レンタルをするという選択もあります。新品を購入する場合は一度に大きな費用が発生しますが、長期的に見ればメンテナンス費用が抑えられることもあります。中古を購入する場合は初期費用を抑えられますが、長期的に見ると新品購入よりも高額になることもあります。
またリースの場合、5年契約が一般的で最新の機種に常に更新することが可能であり、固定資産税を節税できるというメリットもあります。
これらの選択肢を考慮に入れ、自社のニーズや予算に最も適した複合機を選ぶことが重要です。本体料金を把握することは、複合機で発生する費用の全体像を理解する第一歩となります。
②保守契約料金
2つ目に抑えるべきコストは保守契約料金です。これは、複合機のメンテナンスや修理、消耗品の交換などの保守に対して発生する費用を指します。複合機の故障は業務の大きな遅延を引き起こす可能性があるため、保守契約は必要不可欠と言えます。しかし、この保守契約料金は業者によって大きく異なるため、比較検討することが重要です。
保守契約料金は、基本的に月額または年額で支払われ、その金額は使用する複合機の機能や性能、業者のサービス内容により変動します。一部の業者では、定額制の契約を提供しているところもありますが、その分初期費用が高くなるケースもあります。また、ページあたりの印刷コストを含む場合や、定期的なメンテナンス料金だけを設定し、故障時の修理費用は別途請求する場合もあります。
保守契約を結ぶ際には、契約内容の詳細を確認することが大切です。修理の対応時間や頻度、消耗品の交換サービスの有無など、自社の業務に最も適した契約を選ぶことで、長期的なコスト削減に繋がります。また、契約更新時には見直しを行い、必要なサービスを選び直すことも忘れないようにしましょう
③用紙代・トナー代
複合機の運用において忘れてはならない重要な要素である「用紙代」と「トナー代」です。
用紙代は、使用する用紙の種類や枚数によって大きく変動します。例えば、普通紙と比較して高品質の用紙はコストが高くなりますし、大量印刷を行う場合はそれだけ用紙代も増加します。
次に、トナー代も見逃せない要素です。複合機の種類や使用頻度によってトナーの消耗度は変わりますが、一般的にトナーは消耗品であり頻繁に交換が必要です。特にカラー印刷を多用するとトナー代は高くなります。これらの費用を見逃してしまうと、予想外の出費となってしまう可能性があります。そして、これらの費用を把握し、適切な管理を行うことで複合機のコスト削減を図ることが可能です。
したがって、用紙代とトナー代の管理は複合機の運用コストを把握し、適切なコスト削減を実現するための重要なポイントとなります。
複合機のコスト削減の最大化を目指す5つのポイント
①契約先企業の見直しを行い安い業者と契約する
複合機のコスト削減を目指す上で、契約先企業の見直しは重要なプロセスです。現在利用している業者のサービス内容や料金の詳細を確認し、他の業者と比較検討することで、よりコストパフォーマンスの高い業者との契約を検討できます。ここでは、契約先企業の見直しを行う際のポイントをご紹介します。
まず、業者の選択を行う際には、価格だけでなく、アフターサービスやサポート体制、機器の性能や消耗品の価格など、トータルでのコストパフォーマンスを考慮することが重要です。また、長期契約を結ぶ場合は、契約内容をしっかり理解し、不必要なオプションサービスについては削減することも重要です。
次に、複数の業者から見積もりを取ることも強く推奨します。これにより、市場価格を把握し、適正価格でサービスを受けることが可能となります。また、見積もりを元に交渉を行うことで、更なるコスト削減を実現できる場合もあります。
最後に、コスト削減だけでなく、業務効率化も視野に入れた業者選びを心がけましょう。例えば、メンテナンスの迅速さや、操作の簡便さなどは、社内の業務効率に直結します。これらも考慮に入れた上で、最適な業者と契約することで、複合機運用のトータルコストを削減することが可能となります。
②両面印刷や集約印刷を行い印刷枚数を減らす
複合機の使用方法を少しだけ変えることにより、企業は通常の印刷手段よりも大幅にコストを削減することが可能です。その一つの方法として、両面印刷や集約印刷を行うことが挙げられます。一般的に、単面印刷に比べて両面印刷は紙を半分しか使わないため、紙代を大幅に節約することが可能です。また、集約印刷（複数のページを一枚の紙に印刷する）を行うことで、さらに紙代を節約できます。
しかし、ただ印刷枚数を減らすだけでなく、複合機の設定や使い方も重要なポイントとなります。例えば、複合機のデフォルト設定は通常、最も高品質の印刷を行う設定になっていることが多いです。この設定を使用すると、必要以上にインクを消費してしまい、コストがかさんでしまう可能性があります。そこで、通常の業務で高品質の印刷が必要でなければ、印刷設定を省エネモードなど、インク消費を抑える設定に変更することをおすすめします。
また、紙資源の節約という観点からも、両面印刷や集約印刷は有効な手段と言えます。企業の環境負荷を減らすためにも、これらの印刷方法を積極的に活用してみてください。以上のような方法を実践することで、複合機を使った印刷コストを大幅に削減することが可能になります。
③モノクロ印刷を利用し、カラー印刷を減らす
複合機の運用コストを削減するための有効な手段の一つとして、モノクロ印刷の活用とカラー印刷の抑制があります。
カラー印刷は、モノクロ印刷に比べてインクやトナーの消費が大きく、費用面での負担が増大します。一方で、モノクロ印刷の方が印刷コストを大幅に下げることができます。しかし、全ての文書をモノクロ印刷にすることは難しい場合もあります。そこで、どの文書をモノクロで印刷するか、カラーで印刷するかの選択が重要となります。
例えば、社内での情報共有や確認用の文書はモノクロ印刷を選択し、クライアントや顧客へ提出する重要な提案書や資料などはカラー印刷を選ぶといった使い分けが効果的です。また、社内での印刷ルールを明確にすることで、無駄なカラー印刷を減らし、コスト削減に繋げることも可能です。印刷設定をデフォルトでモノクロに設定するなどの工夫もおすすめです。
④事前確認機能を用いてミスプリントを減らす
複合機のコスト削減における重要なポイントの一つが「ミスプリントの削減」です。多くの企業では、ミスプリントによる無駄な用紙とインクの消耗が見過ごされがちです。しかし、これらは積み重なると大きなコストとなります。
その解決策として、複合機に備わっている「事前確認機能」の活用が有効です。この機能を用いることで、印刷前に確認画面が表示され、内容やレイアウトのチェックが可能となります。これにより、誤って大量に印刷してしまうといったミスを未然に防ぐことができます。また、この機能はデジタルデータの保存も可能で、必要な文書だけを選んで印刷することで、用紙の節約にも繋がります。
長期的に見ると、このような小さな工夫が複合機の運用コストを大幅に削減することに繋がります。事前確認機能の有無や使い方は、各複合機のメーカーやモデルにより異なるため、具体的な操作方法は取扱説明書やメーカーのサポートを参照してください。
⑤ペーパーレス化を進め、印刷枚数自体を減らす
ペーパーレス化とは、文字通り紙を使わないということを指します。つまり、印刷枚数を減らすことがその核心です。単にコスト削減に繋がるだけではなく、業務効率化や環境負荷軽減にも繋がるこの取り組みは、複合機の運用コスト削減にも大いに役立つのです。具体的な方法としては、デジタルデータの活用やクラウドストレージの導入、電子署名の使用などがあります。
しかし、全てをデジタル化するというのは現実的ではないため、必要なものだけを印刷する、という選択肢も重要です。そのためには、印刷する内容を見直し、本当に紙にする必要があるものだけを選定するという作業が求められます。これにより、印刷コストだけでなく、紙代やインク代、その他関連する経費の削減にもつながります。
また、社員一人ひとりが印刷に対する意識を持つことも大切です。無駄な印刷を避けるためのルール作りや、印刷を控える環境を作ることで、長期的に見て大きなコスト削減が期待できるでしょう。
以上のように、ペーパーレス化を進めることで複合機の運用コストを削減することが可能です。
しかし、デジタル化には注意点があります。それは端末の操作方法です。実際にペーパーレス化に取り組んだ企業様で、端末を扱う方の年齢層が高く操作方法がわからないので打ち合わせや、会議時は担当者が全ての端末をあらかじめセットしていて打ち合わせや会議に望むことになったそうです。ペーパーレス化できたものの、逆に業務が増えてしまったということも起こっていますので、注意しながらデジタル化の波に乗りつつ、無駄な印刷を省き、効率的な業務運営を目指しましょう。
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まとめ
この記事では、複合機のコスト削減の最大化を目指す5つの方法を徹底的に解説しました。まず、複合機で発生する費用の全体像を把握することが重要であり、その理解を基に、コスト削減の最大化を目指す5つのポイントを紹介しました。これらのポイントをうまく活用することで、複合機の運用コストを削減し、経営効率を向上させることが可能です。
本記事を参考に複合機のコスト削減について理解を深め、実際の運用に活かしていただければと思います。
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